Geteilte Unterordner
Leitfaden zu den geteilten Unterordnern von Keeper mit rollenbasierten Berechtigungen und vererbten Zugriffskontrollen.
Einführung in geteilte Unterordner
Keeper definiert neu, wie Benutzer und Teams ihre sensibelsten Datensätze organisieren, teilen und schützen. Mit der Einführung von geteilten Unterordnern mit rollenbasierten Ordnerberechtigungen haben wir das Ordner-, Freigabe- und Berechtigungsmodell des Tresors von Grund auf neu aufgebaut und bieten so eine flexiblere und skalierbarere Erfahrung für jeden Benutzer und jedes Team.
Während dieser Umstellung besteht das neue System der geteilten Unterordner neben dem bestehenden klassischen Ordnersystem und Berechtigungsmodell. Zwei unterschiedliche Ordnersymbole helfen Benutzern, die Systeme leicht zu unterscheiden.
Um Klarheit zu wahren und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, können das klassische System und das System der geteilten Unterordner nicht in derselben Ordnerstruktur gemischt werden. Bestehende Workflows bleiben unberührt, während Organisationen die neue Erfahrung in ihrem eigenen Tempo einführen. Zukünftig planen wir die Unterstützung einer Konvertierung zwischen den beiden Systemen. Derzeit bleiben sie getrennt.
Wichtige Funktionen
Hierarchische Organisation bis zu fünf Ebenen tief: Erstellen Sie Ordner und Unterordner mit unabhängigen Freigabekonfigurationen auf jeder Ebene und ermöglichen Sie so eine logische Organisation, die mit Ihrer Teamstruktur skaliert.
Rollenbasierte Ordnerberechtigungen: Weisen Sie granulare Berechtigungen auf Ordner- und Datensatzebene zu, sodass jeder Benutzer genau den Zugriff erhält, den seine Rolle erfordert. Berechtigungen können durch Vererbung (automatisch vom übergeordneten zum untergeordneten Ordner), direkte Ordnerzuweisung oder direkte Datensatzzuweisung angewendet werden.
Berechtigungsvererbung mit gezielten Überschreibungen: Breite Zugriffsrichtlinien gelten konsistent über eine Ordnerstruktur hinweg, mit der Flexibilität, auf jeder Ebene präzise Ausnahmen zu setzen. Wenn mehrere Berechtigungspfade gelten, stellen Vorrangregeln sicher, dass die spezifischste Zuweisung gewinnt: Datensatzberechtigungen überschreiben Ordnerberechtigungen, die wiederum geerbte Berechtigungen vom übergeordneten Ordner überschreiben.
Zugriffskontrollen: Freigabemanager können Benutzer und Teams hinzufügen, Massenänderungen an Berechtigungen vornehmen und Ablaufdaten festlegen oder den Zugriff auf Ordner- oder Datensatzebene vollständig widerrufen. Benutzer können keine höheren Berechtigungen vergeben als ihre eigene Zugriffsebene.
Berechtigungen und Zugriffsmodell
Rollenbasierte Ordnerberechtigungen geben Administratoren granulare Kontrolle darüber, wer Inhalte auf jeder Ebene der Ordnerhierarchie anzeigen, bearbeiten, teilen und verwalten kann, ob Sie einzelner Benutzer sind, ein kleines Team verwalten oder unternehmensweit arbeiten.
Berechtigungen können auf drei Arten angewendet werden:
Geerbter Zugriff: Berechtigungen fließen automatisch von einem übergeordneten Ordner durch alle verschachtelten Unterordner und Datensätze darin, sodass breite Zugriffsrichtlinien konsistent ohne manuellen Aufwand gelten
Direkte Ordnerberechtigungen: Einem Benutzer oder Team wird eine bestimmte Berechtigungsstufe für einen bestimmten Ordner zugewiesen
Direkte Datensatzberechtigungen: Einem Benutzer oder Team wird eine bestimmte Berechtigungsstufe für einen einzelnen Datensatz zugewiesen
Wenn mehrere Pfade gelten, bestimmen Vorrangregeln die effektive Zugriffsebene. So können Administratoren breite Richtlinien an der Spitze einer Struktur festlegen und gleichzeitig präzise Ausnahmen setzen. Benutzerrollen definieren den Umfang dessen, was jeder Einzelne tun kann, von der Arbeit auf Datensatzebene bis zur administrativen Kontrolle im gesamten Unternehmen.
Berechtigungstypen
Schreibgeschützt
Kann Inhalte und Teilnehmer anzeigen
Kann Inhalte nicht bearbeiten, nicht mit anderen teilen und Berechtigungen nicht verwalten
Freigabemanager
Kann Freigabeberechtigungen verwalten, andere einladen und Anfragen genehmigen
Kann keinen höheren Zugriff vergeben als den eigenen, verknüpfte Objekte nicht teilen und die eigenen Berechtigungen nicht erhöhen
Manager für Inhalte
Kann Inhalte bearbeiten und hinzufügen
Kann Freigabe oder Berechtigungen nicht verwalten
Inhalts- und Freigabemanager
Kann Inhalte und Freigabeberechtigungen verwalten
Kann keinen höheren Zugriff vergeben als den eigenen, verknüpfte Objekte nicht teilen und Datensätze nicht dauerhaft aus dem Tresor löschen
Vollständiger Manager
Kann bearbeiten, teilen und Eigentum verwalten
Kann unternehmensweite Admin-Einstellungen nicht verwalten
Wichtige Hinweise zu Berechtigungen
Freigabelimits gelten für die eigene Zugriffsebene des Teilenden. Benutzer, die Freigaben verwalten, können keine höheren Berechtigungen vergeben als sie selbst haben. Ein Freigabemanager kann beispielsweise niemanden zum vollständigen Manager hochstufen.
Das Entfernen eines Datensatzes aus einem Ordner ist nicht dasselbe wie das Löschen. Einige Rollen können Datensätze aus einem Ordner entfernen, ohne sie dauerhaft aus dem Tresor löschen zu können.
So funktionieren Vorrangregeln
Wenn ein Benutzer Berechtigungen aus mehreren Quellen hat, zum Beispiel eine geerbte Rolle von einem übergeordneten Ordner und eine direkte Rolle für einen bestimmten Datensatz, bestimmen Vorrangregeln, welche gilt.
Die Logik ist einfach:
Direkte Berechtigungen überschreiben geerbte. Ein Benutzer, der „Schreibgeschützt“ erbt, dem aber für einen bestimmten Datensatz explizit „Manager für Inhalte“ gewährt wird, hat für diesen Datensatz Zugriff als „Manager für Inhalte“.
Spezifischere Zuweisungen gewinnen. Datensatzberechtigungen überschreiben Ordnerberechtigungen, die wiederum geerbte Berechtigungen vom übergeordneten Ordner überschreiben.
Endbenutzererfahrung
Ordner erstellen
Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf Neu erstellen > Ordner. Sie müssen nicht zwischen einem normalen oder einem geteilten Unterordner wählen. Sie können den Ordner teilen, sobald er erstellt wurde. Wählen Sie den Ordnerort im Dropdown-Menü und geben Sie den Ordnernamen ein.
Hier haben Sie die Option, das klassische Berechtigungsmodell zu verwenden, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren. Dadurch wird die Freigabe auf grundlegende Zugriffsebenen beschränkt und kann für die Kompatibilität mit älteren Workflows genutzt werden.
Klassische Ordner und geteilte Unterordner unterscheiden sich leicht anhand zweier Ordnersymbole: Geteilte Unterordner werden in Vollfarbe angezeigt, klassische Ordner mit transparentem Symbol.
Verschachtelte Ordner erstellen
Um Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie Neuer Ordner, geben Sie den Ordnernamen ein und klicken Sie auf Erstellen. Sie können Unterordner bis zu 5 Ebenen tief mit unabhängigen Freigabekonfigurationen auf jeder Ebene erstellen.
Datensätze hinzufügen
Nachdem Sie den Ordner und ggf. Unterordner erstellt haben, können Sie Datensätze hinzufügen.
Fügen Sie Datensätze hinzu, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol des Ordners klicken und sie über das Dropdown-Menü der Suchleiste hinzufügen.
Teilen und Berechtigungen festlegen
Um auf Datensatz- oder Ordnerebene zu teilen, wählen Sie den Datensatz/Ordner aus, klicken Sie auf Teilen und fügen Sie Benutzer oder Teams über die Suchleiste hinzu.
Sie können beim Hinzufügen Berechtigungen zuweisen, indem Sie auf das Dropdown-Symbol neben jedem Eintrag klicken. Klicken Sie hier, um mehr über die einzelnen Berechtigungstypen zu erfahren.
Zusätzlich zum Festlegen der Berechtigungen können Sie folgende Aktionen ausführen:
Ablaufdatum festlegen: Legen Sie ein Datum fest, nach dem der Datensatz-/Ordnerzugriff automatisch widerrufen wird
Zugriff entfernen: Widerrufen Sie den Datensatz-/Ordnerzugriff eines Benutzers sofort vollständig
Für eine Massenänderung der Berechtigungen aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzern/Teams, klicken Sie auf das dann erscheinende Dropdown-Menü Optionen und wählen Sie die gewünschte Berechtigung.
Klicken Sie auf einen Datensatz in einem Ordner, um alle „Benutzer mit Zugriff“ und alle „Geteilten Ordner“ anzuzeigen, in denen sich der Datensatz befindet. So wird klar, ob der Datensatz über Vererbung von einem übergeordneten Ordner und/oder von einem einzelnen Ordner weiter unten in der Hierarchie geteilt wird.
Geteilte Unterordner auf Mobilgeräten
Geteilte Unterordner werden auch in den mobilen Apps von Keeper für iOS und Android unterstützt, mit einer Endbenutzererfahrung, die dem Web-Tresor entspricht.
iOS
Um auf iOS einen neuen Ordner zu erstellen, tippen Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Neuen Ordner erstellen. Geben Sie einen Ordnernamen ein und wählen Sie den Ordnerort im Dropdown-Menü. Sobald Sie auf Ordner erstellen tippen, können Sie Datensätze hinzufügen.
Um den Ordner zu teilen, tippen Sie auf das Optionsmenü (⋮) und wählen Sie Teilen, um Benutzer und/oder Teams hinzuzufügen. Wählen Sie anschließend einen Benutzer oder ein Team aus, um die Berechtigungsstufe anzupassen oder den Zugriff zu entfernen.
Um innerhalb eines vorhandenen geteilten Unterordners einen Unterordner zu erstellen, öffnen Sie den Ordner, tippen Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Neuen Ordner erstellen. Anschließend können Sie denselben Prozess zum Hinzufügen von Datensätzen und zum Teilen mit anderen Benutzern und Teams wiederholen.
Android
Um auf Android einen neuen Ordner zu erstellen, tippen Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Neuen Ordner erstellen. Geben Sie einen Ordnernamen ein und wählen Sie den Ordnerort im Dropdown-Menü. Sobald Sie auf Ordner erstellen tippen, können Sie Datensätze hinzufügen.
Um den Ordner zu teilen, tippen Sie auf das Optionsmenü (⋮) und wählen Sie Teilen, um Benutzer und/oder Teams hinzuzufügen. Wählen Sie anschließend einen Benutzer oder ein Team aus, um die Berechtigungsstufe anzupassen oder den Zugriff zu entfernen.
Um innerhalb eines vorhandenen geteilten Unterordners einen Unterordner zu erstellen, öffnen Sie den Ordner, tippen Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie Neuen Ordner erstellen. Anschließend können Sie denselben Prozess zum Hinzufügen von Datensätzen und zum Teilen mit anderen Benutzern und Teams wiederholen.
Datensatzlöschung
Die Datensatzlöschung folgt denselben rollenbasierten Berechtigungen, die auch alle anderen Zugriffe im Tresor steuern. Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigungsstufe können Datensätze löschen. Wer einen Datensatz entfernen darf, richtet sich nach der Rolle, nicht nach dem verwendeten Ordnersystem.
Rollout-Ansatz
Der Rollout der geteilten Unterordner ist so gestaltet, dass Störungen minimiert und Flexibilität maximiert werden:
Das klassische Ordnersystem bleibt während der Übergangsphase vollständig unterstützt und betriebsbereit
Das System der geteilten Unterordner ist derzeit nur auf Anfrage verfügbar
Es gibt KEINE erzwungene Migration
Es gibt derzeit KEINE automatische Konvertierung zwischen klassischen Ordnern und geteilten Unterordnern
Beide Systeme können während der Übergangsphase parallel betrieben werden
Dieser Ansatz gibt Organisationen die Freiheit, in ihrem eigenen Tempo vorzugehen und geteilte Unterordner bei Bedarf zu erkunden, ohne bestehenden Tresor-Workflows aufzugeben.
Roadmap
Die Funktion der geteilten Unterordner ist über ein „Feature-Flag“ verfügbar, das vom Keeper-Supportteam aktiviert werden kann. In den kommenden Wochen planen wir, Kundenfeedback zu sammeln und kritische Funktionen auszurollen, darunter:
Tresor-Übertragungsrichtlinie
Löschen und Wiederherstellen
Datensätze verschieben
Import
Einmalige Freigabe
Drag-and-Drop
Migration aus klassischen geteilten Ordnern
Endbenutzer-Anwendungsunterstützung für iOS, Android und Browsererweiterung
Secrets Manager SDKs und Integrationen
Häufig gestellte Fragen
Zuletzt aktualisiert