Cartelle condivise annidate
Guida alle cartelle condivise annidate di Keeper con autorizzazioni basate sui ruoli e controlli di accesso ereditati.
Introduzione alle cartelle condivise annidate
Keeper ridefinisce il modo in cui utenti e team organizzano, condividono e proteggono le proprie voci più sensibili. Con l'introduzione delle Cartelle condivise annidate con autorizzazioni cartella basate sui ruoli, abbiamo ricostruito da zero il modello di cartelle, condivisione e autorizzazioni della cassaforte, offrendo un'esperienza più flessibile e scalabile per ogni utente e team.
Durante questa transizione, il nuovo sistema di cartelle condivise annidate coesisterà con il sistema di cartelle classiche e il modello di autorizzazioni esistente, con due icone di cartella distinte per aiutare gli utenti a distinguerli facilmente.
Per mantenere chiarezza e prevenire problemi di compatibilità, i sistemi di cartelle classiche e di cartelle condivise annidate non possono coesistere né essere misti nella stessa struttura di cartelle. I flussi di lavoro esistenti restano invariati mentre le organizzazioni adottano la nuova esperienza al proprio ritmo. In futuro prevediamo di supportare la conversione tra i due sistemi; per ora restano separati.
Funzionalità principali
Organizzazione gerarchica fino a cinque livelli: crei cartelle e sottocartelle con configurazioni di condivisione indipendenti a ogni livello, consentendo un'organizzazione logica che scala con la struttura del Suo team.
Autorizzazioni cartella basate sui ruoli: assegni autorizzazioni granulari a livello di cartella e di voce, dando a ogni utente esattamente l'accesso richiesto dal proprio ruolo. Le autorizzazioni possono essere applicate tramite ereditarietà (che scorre automaticamente dalla cartella padre a quelle figlie), assegnazione diretta sulla cartella o assegnazione diretta sulla voce.
Ereditarietà delle autorizzazioni con eccezioni mirate: le policy di accesso ampie si applicano in modo coerente all'intera struttura di cartelle, con la flessibilità di creare eccezioni precise a qualsiasi livello. Quando si applicano più percorsi di autorizzazione, le regole di precedenza garantiscono che l'assegnazione più specifica prevalga: le autorizzazioni a livello di voce prevalgono su quelle a livello di cartella, che prevalgono sulle autorizzazioni ereditate da una cartella padre.
Controlli di gestione dell'accesso: i Gestori delle condivisioni possono aggiungere utenti e team, eseguire modifiche in blocco delle autorizzazioni e impostare date di scadenza dell'accesso o revocare completamente l'accesso a livello di cartella o di voce. Gli utenti non possono concedere autorizzazioni superiori al proprio livello di accesso.
Modello di autorizzazioni e accesso
Le autorizzazioni cartella basate sui ruoli danno agli amministratori un controllo granulare su chi può visualizzare, modificare, condividere e gestire i contenuti a ogni livello della gerarchia di cartelle, sia che Lei sia un utente individuale, gestisca un piccolo team o operi in un'azienda globale.
Le autorizzazioni possono essere applicate in tre modi:
Accesso ereditato: le autorizzazioni scorrono automaticamente da una cartella padre attraverso tutte le sottocartelle annidate e le voci al suo interno, così le policy di accesso ampie si applicano in modo coerente senza intervento manuale
Autorizzazioni dirette sulla cartella: un livello di autorizzazione specifico viene assegnato a un utente o a un team su una particolare cartella
Autorizzazioni dirette sulla voce: un livello di autorizzazione specifico viene assegnato a un utente o a un team su una voce individuale
Quando si applicano più percorsi, le regole di precedenza determinano il livello di accesso effettivo, consentendo agli amministratori di impostare policy ampie in cima a una struttura e di creare eccezioni precise dove necessario. I ruoli utente definiscono l'ambito di ciò che ciascun individuo può fare, dal lavoro a livello di voce al controllo amministrativo sull'intera organizzazione.
Tipi di autorizzazione
Visualizzatore
Può visualizzare contenuti e partecipanti
Non può modificare i contenuti, condividere con altri o gestire le autorizzazioni
Gestore delle condivisioni
Può gestire le autorizzazioni di condivisione, invitare altri e approvare le richieste
Non può concedere un accesso superiore a quello che possiede, condividere oggetti collegati o elevare le proprie autorizzazioni
Gestore dei contenuti
Può modificare e aggiungere contenuti
Non può gestire la condivisione o le autorizzazioni
Gestore di contenuti e condivisioni
Può gestire contenuti e autorizzazioni di condivisione
Non può concedere un accesso superiore a quello che possiede, condividere oggetti collegati o eliminare definitivamente le voci dalla cassaforte
Gestore completo
Può modificare, condividere e gestire la proprietà
Non può gestire le impostazioni amministrative a livello di organizzazione
Note importanti sulle autorizzazioni
I limiti di condivisione si applicano al livello di accesso di chi condivide. Gli utenti che gestiscono la condivisione non possono concedere autorizzazioni superiori a quelle che possiedono. Ad esempio, un Gestore delle condivisioni non può elevare un altro utente a Gestore completo.
Rimuovere una voce da una cartella non equivale a eliminarla. Alcuni ruoli possono rimuovere voci da una cartella senza poterle eliminare definitivamente dalla cassaforte.
Come funzionano le regole di precedenza
Quando un utente ha autorizzazioni da più fonti, ad esempio un ruolo ereditato da una cartella padre e un ruolo diretto su una voce specifica, le regole di precedenza determinano quale si applica.
La logica è semplice:
Le autorizzazioni dirette prevalgono su quelle ereditate. Un utente che eredita l'accesso «Visualizzatore» ma riceve esplicitamente «Gestore dei contenuti» su una voce specifica avrà l'accesso «Gestore dei contenuti» su quella voce.
Le assegnazioni più specifiche prevalgono. Le autorizzazioni a livello di voce prevalgono su quelle a livello di cartella, che prevalgono sulle autorizzazioni ereditate da una cartella padre.
Esperienza dell'utente finale
Crea una cartella
Per creare una nuova cartella, faccia clic su Crea nuova > Cartella. Non deve scegliere tra una cartella normale e una cartella condivisa annidata: potrà condividere la cartella dopo averla creata. Selezioni la posizione della cartella dal menu a discesa e inserisca il nome della cartella.
Qui avrà l'opzione di usare il modello di autorizzazioni classico selezionando la casella. Questo limiterà la condivisione ai livelli di accesso di base e può essere usato per la compatibilità con flussi di lavoro precedenti.
Le cartelle classiche e le cartelle condivise annidate si distinguono facilmente grazie a due icone di cartella distinte: le cartelle annidate sono visualizzate a tinta unita, mentre le cartelle classiche appaiono con un'icona trasparente
Crea cartelle annidate
Per creare sottocartelle, faccia clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella padre e selezioni Nuova cartella, inserisca il nome della cartella e faccia clic su Crea. Può creare sottocartelle fino a 5 livelli di profondità, con configurazioni di condivisione indipendenti a ogni livello.
Aggiungi voci
Dopo aver creato la cartella e le eventuali sottocartelle, può iniziare ad aggiungere voci.
Aggiunga le voci facendo clic sull'icona di modifica della cartella e selezionandole dal menu a discesa della barra di ricerca.
Condividi e imposta le autorizzazioni
Per condividere a livello di voce o di cartella, con la voce/cartella selezionata, faccia clic sul pulsante Condividi e aggiunga utenti o team dalla barra di ricerca.
Ora può iniziare ad assegnare le autorizzazioni a ciascun utente/team mentre li aggiunge, facendo clic con il pulsante destro sull'icona del menu a discesa accanto a ciascuno. Faccia clic qui per saperne di più su ciascun tipo di autorizzazione.
Oltre a impostare le autorizzazioni, può anche eseguire le seguenti azioni:
Imposta scadenza: imposti una data dopo la quale l'accesso alla voce/cartella viene revocato automaticamente
Rimuovi accesso: revochi immediatamente e completamente l'accesso di un utente alla voce/cartella
Per una modifica in blocco delle autorizzazioni, selezioni la casella accanto agli utenti/team, faccia clic sul menu a discesa Opzioni che comparirà e selezioni l'autorizzazione desiderata.
Faccia clic su una voce all'interno di una cartella per visualizzare tutti gli «Utenti con accesso» e tutte le «Cartelle condivise» in cui si trova la voce. Questo chiarisce se la voce è condivisa da una cartella padre tramite ereditarietà e/o da una cartella individuale più in basso nella gerarchia.
Cartelle condivise annidate su dispositivi mobili
Le cartelle condivise annidate sono supportate anche nelle app mobili Keeper per iOS e Android, con un'esperienza utente coerente con quella della Cassaforte Web.
iOS
Per creare una nuova cartella su iOS, tocchi il pulsante Crea e selezioni Crea nuova cartella. Inserisca un nome per la cartella e selezioni la posizione dal menu a discesa. Dopo aver toccato Crea cartella può iniziare ad aggiungere voci.
Per condividere la cartella, tocchi il menu overflow (⋮) e selezioni Condividi per aggiungere utenti e/o team. Quindi selezioni qualsiasi utente o team per regolarne il livello di autorizzazione o rimuovere l'accesso.
Per creare una sottocartella all'interno di una cartella condivisa annidata esistente, apra la cartella, tocchi il pulsante Crea e selezioni Crea nuova cartella. Può quindi ripetere lo stesso processo di aggiunta delle voci e di condivisione con altri utenti e team.
Android
Per creare una nuova cartella su Android, tocchi il pulsante Crea e selezioni Crea nuova cartella. Inserisca un nome per la cartella e selezioni la posizione dal menu a discesa. Dopo aver toccato Crea cartella può iniziare ad aggiungere voci.
Per condividere la cartella, tocchi il menu overflow (⋮) e selezioni Condividi per aggiungere utenti e/o team. Quindi selezioni qualsiasi utente o team per regolarne il livello di autorizzazione o rimuovere l'accesso.
Per creare una sottocartella all'interno di una cartella condivisa annidata esistente, apra la cartella, tocchi il pulsante Crea e selezioni Crea nuova cartella. Può quindi ripetere lo stesso processo di aggiunta delle voci e di condivisione con altri utenti e team.
Eliminazione delle voci
L'eliminazione delle voci segue le stesse autorizzazioni basate sui ruoli che controllano ogni altro accesso nella cassaforte. Solo gli utenti con il livello di autorizzazione appropriato possono eliminare le voci, garantendo che chi può rimuovere una voce sia definito dal proprio ruolo, non dal sistema di cartelle in uso.
Approccio al rilascio
Il rilascio delle cartelle condivise annidate è progettato per ridurre al minimo le interruzioni e massimizzare la flessibilità:
Il sistema di cartelle classiche rimane pienamente supportato e operativo durante il periodo di transizione
Il sistema di cartelle condivise annidate è al momento disponibile solo su richiesta
NON è prevista una migrazione forzata
Al momento NON esiste una conversione automatica tra cartelle classiche e cartelle condivise annidate
Entrambi i sistemi possono operare in parallelo durante la transizione
Questo approccio dà alle organizzazioni la libertà di procedere al proprio ritmo, esplorando le cartelle condivise annidate quando sono pronte, senza alcuna pressione ad abbandonare i flussi di lavoro esistenti della cassaforte.
Roadmap
La funzionalità Cartelle condivise annidate è disponibile tramite un «feature flag» che può essere abilitato dal team di supporto Keeper. Nelle prossime settimane prevediamo di raccogliere il feedback dei clienti e rilasciare funzionalità critiche, tra cui:
Policy di trasferimento della cassaforte
Eliminazione e ripristino
Spostamento delle voci
Importazione
Condivisione singola
Trascinamento
Migrazione dalle cartelle condivise classiche
Supporto nelle applicazioni per utenti finali iOS, Android ed estensione per browser
SDK e integrazioni di Secrets Manager
Domande frequenti
Ultimo aggiornamento