Geneste gedeelde mappen
Handleiding voor de geneste gedeelde mappen van Keeper, met rolgebaseerde machtigingen en overgeërfde toegangscontrole.
Introductie van geneste gedeelde mappen
Keeper herdefinieert de manier waarop gebruikers en teams hun meest gevoelige records organiseren, delen en beschermen. Met de introductie van geneste gedeelde mappen met rolgebaseerde mapmachtigingen hebben we het map-, deel- en machtigingsmodel van de kluis volledig opnieuw opgebouwd, voor een flexibelere en schaalbaardere ervaring voor elke gebruiker en elk team.
Tijdens deze overgang bestaat het nieuwe systeem voor geneste gedeelde mappen naast het bestaande klassieke mapsysteem en machtigingsmodel, met twee verschillende mappictogrammen zodat gebruikers ze eenvoudig van elkaar kunnen onderscheiden.
Om verwarring en compatibiliteitsproblemen te voorkomen, kunnen het klassieke en het geneste gedeelde mapsysteem niet naast elkaar bestaan of worden gecombineerd binnen dezelfde mapstructuur. Bestaande workflows blijven ongewijzigd terwijl organisaties in hun eigen tempo overstappen op de nieuwe ervaring. In de toekomst willen we conversie tussen beide systemen ondersteunen; voorlopig blijven ze gescheiden.
Belangrijkste functies
Hiërarchische organisatie tot vijf niveaus diep: maak mappen en submappen met onafhankelijke deelinstellingen op elk niveau, voor een logische organisatie die meegroeit met uw teamstructuur.
Rolgebaseerde mapmachtigingen: wijs gedetailleerde machtigingen toe op zowel map- als recordniveau, zodat elke gebruiker precies de toegang krijgt die zijn of haar rol vereist. Machtigingen kunnen worden toegepast via overerving (automatisch doorgegeven van bovenliggende naar onderliggende mappen), directe maptoewijzing of directe recordtoewijzing.
Overerving van machtigingen met gerichte uitzonderingen: brede toegangsregels gelden consistent binnen een mapstructuur, met de flexibiliteit om op elk niveau precieze uitzonderingen te maken. Wanneer meerdere machtigingspaden van toepassing zijn, bepalen prioriteitsregels dat de meest specifieke toewijzing wint: machtigingen op recordniveau hebben voorrang op die op mapniveau, die op hun beurt voorrang hebben op overgeërfde machtigingen van een bovenliggende map.
Toegangsbeheer: delingbeheerders kunnen gebruikers en teams toevoegen, machtigingen in bulk wijzigen en vervaldatums voor toegang instellen of toegang volledig intrekken op map- of recordniveau. Gebruikers kunnen geen machtigingen toekennen die hoger zijn dan hun eigen toegangsniveau.
Machtigingen- en toegangsmodel
Rolgebaseerde mapmachtigingen geven beheerders gedetailleerde controle over wie inhoud kan bekijken, bewerken, delen en beheren op elk niveau van de maphiërarchie, ongeacht of u een individuele gebruiker bent, een klein team beheert of actief bent binnen een wereldwijde onderneming.
Machtigingen kunnen op drie manieren worden toegepast:
Overgeërfde toegang: machtigingen worden automatisch doorgegeven van een bovenliggende map naar alle geneste submappen en records daarbinnen, zodat brede toegangsregels consistent worden toegepast zonder handmatige inspanning
Directe mapmachtigingen: een specifiek machtigingsniveau wordt toegewezen aan een gebruiker of team voor een bepaalde map
Directe recordmachtigingen: een specifiek machtigingsniveau wordt toegewezen aan een gebruiker of team voor een individuele record
Wanneer meerdere paden van toepassing zijn, bepalen prioriteitsregels het effectieve toegangsniveau. Zo kunnen beheerders brede regels instellen bovenaan een structuur en tegelijk precieze uitzonderingen maken waar nodig. Gebruikersrollen bepalen de reikwijdte van wat iedere gebruiker kan doen, van werkzaamheden op recordniveau tot administratieve controle over de hele organisatie.
Machtigingstypen
Kijker
Kan inhoud en deelnemers weergeven
Kan inhoud niet bewerken, niet delen met anderen of machtigingen beheren
Delingbeheerder
Kan deelmachtigingen beheren, anderen uitnodigen en verzoeken goedkeuren
Kan geen hogere toegang toekennen dan de gebruiker zelf heeft, geen gekoppelde objecten delen of de eigen machtigingen verhogen
Contentbeheerder
Kan inhoud bewerken en toevoegen
Kan delen of machtigingen niet beheren
Content- en delingsbeheerder
Kan inhouds- en deelmachtigingen beheren
Kan geen hogere toegang toekennen dan de gebruiker zelf heeft, geen gekoppelde objecten delen of records permanent uit de kluis verwijderen
Volledige beheerder
Kan bewerken, delen en eigendom beheren
Kan geen organisatiebrede beheerdersinstellingen beheren
Belangrijke opmerkingen over machtigingen
Deelbeperkingen zijn gebaseerd op het toegangsniveau van de persoon die deelt. Gebruikers die delen beheren, kunnen geen machtigingen toekennen die hoger zijn dan hun eigen niveau. Een Delingbeheerder kan bijvoorbeeld niemand anders promoveren tot Volledige beheerder.
Een record uit een map verwijderen is niet hetzelfde als deze verwijderen. Sommige rollen kunnen records uit een map verwijderen zonder de mogelijkheid om deze permanent uit de kluis te wissen.
Hoe prioriteitsregels werken
Wanneer een gebruiker machtigingen heeft vanuit meerdere bronnen, bijvoorbeeld een overgeërfde rol van een bovenliggende map en een directe rol voor een specifieke record, bepalen prioriteitsregels welke van toepassing is.
De logica is eenvoudig:
Directe machtigingen hebben voorrang op overgeërfde machtigingen. Een gebruiker die "Kijker"-toegang erft, maar expliciet "Contentbeheerder"-toegang krijgt voor een specifieke record, heeft "Contentbeheerder"-toegang tot die record.
Specifiekere toewijzingen hebben voorrang. Machtigingen op recordniveau hebben voorrang op die op mapniveau, die op hun beurt voorrang hebben op overgeërfde machtigingen van een bovenliggende map.
Ervaring voor eindgebruikers
Een map maken
Klik op Nieuwe maken > Map om een nieuwe map te maken. U hoeft niet vooraf te kiezen tussen een gewone of een geneste gedeelde map; u krijgt de gelegenheid om de map te delen zodra deze is aangemaakt. Selecteer de maplocatie in het vervolgkeuzemenu en voer de mapnaam in.
Hier heeft u de optie om het klassieke machtigingsmodel te gebruiken door het selectievakje in te schakelen. Dit beperkt delen tot basistoegangsniveaus en kan worden gebruikt voor compatibiliteit met oudere workflows.
Klassieke en geneste gedeelde mappen zijn eenvoudig te onderscheiden aan twee verschillende mappictogrammen: geneste mappen worden weergegeven met een effen kleur, terwijl klassieke mappen een transparant pictogram hebben
Geneste mappen maken
Om submappen te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de bovenliggende map en selecteert u Nieuwe map, voert u de mapnaam in en klikt u op Maken. U kunt submappen maken tot 5 niveaus diep, met onafhankelijke deelinstellingen op elk niveau.
Records toevoegen
Zodra u de map en eventuele submappen heeft aangemaakt, kunt u beginnen met het toevoegen van records.
Voeg records toe door op het bewerkingspictogram van de map te klikken en ze toe te voegen via het vervolgkeuzemenu van de zoekbalk.
Delen en machtigingen instellen
Om te delen op record- of mapniveau, selecteert u de record/map, klikt u op de knop Delen en voegt u gebruikers of teams toe via de zoekbalk.
U kunt nu machtigingen toewijzen aan elke gebruiker/elk team terwijl u ze toevoegt, door met de rechtermuisknop op het vervolgkeuzepictogram ernaast te klikken. Klik hier voor meer informatie over elk machtigingstype.
Naast het instellen van machtigingen kunt u ook de volgende acties uitvoeren:
Verloopdatum instellen: stel een datum in waarna de toegang tot de record/map automatisch wordt ingetrokken
Toegang verwijderen: trek de toegang van een gebruiker tot de record/map onmiddellijk volledig in
Voer een bulkwijziging van machtigingen uit door het selectievakje naast de gebruikers/teams in te schakelen, te klikken op het vervolgkeuzemenu Opties dat verschijnt en de gewenste machtiging te selecteren.
Klik op een record binnen een map om alle "Gebruikers met toegang" en alle "Gedeelde mappen" te bekijken waarin de record zich bevindt. Dit verduidelijkt of de record wordt gedeeld vanuit een bovenliggende map via overerving en/of vanuit een afzonderlijke map lager in de hiërarchie.
Geneste gedeelde mappen op mobiel
Geneste gedeelde mappen worden ook ondersteund in de iOS- en Android-apps van Keeper, met een eindgebruikerservaring die overeenkomt met die van de Webkluis.
iOS
Om een nieuwe map te maken op iOS, tikt u op de knop Maken en selecteert u Nieuwe map maken. Voer een mapnaam in en selecteer de maplocatie in het vervolgkeuzemenu. Zodra u op Map maken tikt, kunt u records toevoegen.
Om de map te delen, tikt u op het optiemenu (⋮) en selecteert u Delen om gebruikers en/of teams toe te voegen. Selecteer vervolgens een gebruiker of team om het machtigingsniveau aan te passen of toegang te verwijderen.
Om een submap te maken binnen een bestaande geneste gedeelde map, opent u de map, tikt u op de knop Maken en selecteert u Nieuwe map maken. Daarna herhaalt u hetzelfde proces: records toevoegen en delen met andere gebruikers en teams.
Android
Om een nieuwe map te maken op Android, tikt u op de knop Maken en selecteert u Nieuwe map maken. Voer een mapnaam in en selecteer de maplocatie in het vervolgkeuzemenu. Zodra u op Map maken tikt, kunt u records toevoegen.
Om de map te delen, tikt u op het optiemenu (⋮) en selecteert u Delen om gebruikers en/of teams toe te voegen. Selecteer vervolgens een gebruiker of team om het machtigingsniveau aan te passen of toegang te verwijderen.
Om een submap te maken binnen een bestaande geneste gedeelde map, opent u de map, tikt u op de knop Maken en selecteert u Nieuwe map maken. Daarna herhaalt u hetzelfde proces: records toevoegen en delen met andere gebruikers en teams.
Records verwijderen
Het verwijderen van records volgt dezelfde rolgebaseerde machtigingen die alle andere toegang binnen de kluis regelen. Alleen gebruikers met het juiste machtigingsniveau kunnen records verwijderen, zodat wie een record mag verwijderen wordt bepaald door zijn of haar rol, niet door het mapsysteem waarin wordt gewerkt.
Uitrolaanpak
De uitrol van geneste gedeelde mappen is ontworpen om verstoringen tot een minimum te beperken en de flexibiliteit te maximaliseren:
Het klassieke mapsysteem blijft tijdens de overgangsperiode volledig ondersteund en operationeel
Het systeem voor geneste gedeelde mappen is momenteel alleen op aanvraag beschikbaar
Er is GEEN verplichte migratie
Er is momenteel GEEN automatische conversie tussen klassieke mappen en geneste gedeelde mappen
Beide systemen kunnen tijdens de overgang parallel werken
Deze aanpak geeft organisaties de vrijheid om in hun eigen tempo over te stappen en geneste gedeelde mappen te verkennen wanneer ze daar klaar voor zijn, zonder druk om hun bestaande kluis-workflows los te laten.
Roadmap
De functie Geneste gedeelde mappen is beschikbaar via een "feature flag" die door het Keeper-supportteam kan worden ingeschakeld. In de komende weken willen we feedback van klanten verzamelen en essentiële functionaliteiten uitrollen, waaronder:
Beleid voor kluisoverdracht
Verwijderen en herstellen
Records verplaatsen
Importeren
Eenmalig delen
Slepen en neerzetten
Migratie vanuit klassieke gedeelde mappen
Ondersteuning voor eindgebruikersapplicaties voor iOS, Android en browserextensie
Secrets Manager-SDK's en -integraties
Veelgestelde vragen
Laatst bijgewerkt